Transparenz auf allen Ebenen: langfristig sparen mit Managed Print Services

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Drucker sind trotz aller Digitalisierung auch weiterhin in allen Unternehmen ein wichtiger Teil der EDV und werden dort täglich genutzt. Die geringen Preise, für selbst gute Multifunktionsdrucker haben dazu geführt, dass ein Drucker bei Bedarf schnell ausgetauscht werden kann. Unternehmen stoßen immer wieder auf das Problem der Kontrolle und der Intransparenz. Managed Print Services helfen die Produktivität im Unternehmen zu verbessern und langfristig Geld zu sparen.

Was sind Managed Print Services?

Bei den Managed Print Services handelt es sich um ein Service Angebot der Hersteller von Druckern sowie von deren Vertriebspartnern. Die Idee ist, sich vom reinem Verkauf der Geräte zu verabschieden. Stattdessen soll der Kunde eine Reihe von Dienstleistungen rund um den Drucker erhalten. Das umfasst zum Beispiel die regelmäßige Belieferung mit Tonern und Kartuschen oder Service Verträge für die Wartung und Pflege der Geräte. Dieses Verfahren hat Vorteile sowohl für den Kunden als auch für die Hersteller. Der Hersteller versucht mit Managed Print Services Kunden an sein Unternehmen bzw. seine Produkte zu binden. Auf der anderen Seite profitiert der Kunde von einer guten Beziehung zu den Vertriebspartnern sowie von stabilen Beziehungen zum Hersteller, die die Effizienz erhöhen und die Kosten im Unternehmen deutlich senken.

Managed Print Services umfassen jedoch nicht nur die Versorgung mit Verbrauchsmaterial oder die Wartung des Gerätes. Der Hersteller bietet darüber hinaus häufig auch weitere Dienstleistungen, etwa im Bereich des Dokumenten-Workflows an und übernimmt hier zum Beispiel Aufgaben zur Sicherung und Archivierung von Daten und den Dokumenten.

Die Idee hinter Managed Print Services?

Es gibt klare Angaben darüber, die besagen das in Deutschland in Unternehmen pro Jahr ca. 30 Milliarden Euro für Drucker bzw. das Drucken ausgegeben werden. Dabei kostet der Drucker selbst jedoch gerade einmal 20 %. Am teuersten sind die Verbrauchsmaterialien und die laufenden Betriebskosten, die ca. 45 % der Kosten ausmachen. Weitere 15 % fallen für die Verwaltung an, während der Service noch einmal 20 % der Kosten verschlingt.

Schnell wird sichtbar, dass die Anschaffung des Druckers das kleinste Problem ist. Die laufenden Kosten für den Betrieb und die Verwaltung hingegen stellen eine enorme Belastung für die Finanzen dar. Hier können durch Managed Print Services große Einsparungen erzielt werden: So lassen sich die Druckkosten zum Beispiel je nach Verfahren um 10 bis 30 % senken. Bei den Kosten für Geräte und deren Betrieb lassen sich sogar bis zu 80 % der Kosten einsparen. Dies wird dadurch erreicht, dass sowohl weniger Geräte als auch weniger verschiedene Gerätetypen und somit auch weniger Verbrauchsmaterial benötigt werden.

Welche Möglichkeiten von Managed Print Services gibt es?

Es gibt heute viele einfache Alternativen zum Kauf von Druckern, aber auch ein großes Angebot an Managed Print Services. So bieten zum Beispiel viele Shops im Internet sowie auch viele Fachhändler die Möglichkeit, Drucker und andere Geräte zu leihen, zu mieten oder gar zu kaufen. Dabei handelt es sich um Markengeräte, wie zum Beispiel von Dell oder Lexmark und sowohl Service als auch Wartung sind bereits inklusive. Je nach dem gewählten Angebot, erhält der Kunde darüber hinaus sogar das Verbrauchsmaterial zusätzlich mit im Paket. Bereits hier lassen sich deutliche Einsparungen erzielen.

Darüber hinaus haben aber auch alle großen Hersteller von Drucker und Kopieren eigene Systeme und Verfahren entwickelt, mit denen sie ihren Kunden Managed Print Services anbieten. Der Hersteller bietet seinen Kunden eine Auswahl an Druckerherstellern an. Unternehmen kaufen dabei nicht einfach nur den Drucker, sondern im Lieferumfang sind außerdem die Lieferung, die Installation sowie die Anlieferung und Entsorgung von Verbrauchsmaterial und Müll enthalten. Darüber hinaus kümmert sich der Hersteller um die Pflege und Wartung der Geräten. Das Verfahren ist sehr einfach: Sie zahlen als Kunde Leasingraten oder definierte Seitenpreise für das Gerät. Administriert werden die Drucker über das Internet. So hat der Hersteller stets einen Überblick darüber, wann der Drucker gewartet werden oder wann Toner und Tinte zur Verfügung gestellt werden müssen. Sie müssen Sie niemals mehr um die Beschaffung oder Lagerung von Verbrauchsmaterial kümmern.

Des Weiteren umfassen andere Anbieter wie Canon etwa eine Analyse der Drucker-Infrastruktur im Unternehmen sowie die Beratung und Schulung. Auch hier werden natürlich Service Pakete für Wartung und Verbrauchsmaterial angeboten. Darüber hinaus werden aber auch Archivierung und Dokumentenerfassung angeboten. Andere Unternehmen bieten spezielle Pakete an, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richten, sowie besondere Service Dienstleistungen, speziell für große Firmen mit hohen Ansprüchen.

Fazit 

Das Angebot an Managed Print Services ist umfangreich und unterscheidet sich von Hersteller zu Hersteller teilweise deutlich. Sie sollten sich daher vor der Auswahl eines Druckers oder eines Herstellers ausführlich informieren. Für welches Modell Sie sich aber entscheiden: Sie können in jedem Fall große Einsparungen erreichen. Managed Print Services können Ihnen dabei helfen, die Kosten für die Geräte, deren Wartung und deren Verbrauchsmaterial deutlich zu reduzieren. Darüber hinaus verringert sich der Aufwand und damit die Kosten für die Lagerung und Verwaltung von Verbrauchsmaterial.

Bild: pixabay.com, tookapic, 933098

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